Gestionale ristorante: la soluzione ideale per essere competitivi

Ti chiedi perché dovresti avere bisogno di un gestionale per il tuo ristorante?

Lo so, d’altronde il tuo ristorante non è come gli altri: voi siete organizzati, i reparti comunicano alla perfezione e non c’è una volta in cui non tornino i conti… giusto?

No, lo sappiamo benissimo che nonostante questi siano i tuoi buoni propositi, basta un qualunque sabato sera per complicare le cose catapultandovi nel caos più totale.

Vuoi davvero dirmi che durante il servizio non ti capita mai di dire o sentire frasi come:
“Dai ragazzi scrivete le comande in un italiano leggibile… qui dobbiamo cucinare, non abbiamo tempo per decifrare geroglifici!”

O un banale:
“Devo battere il conto del tavolo 22A ma non mi tornano i conti… qui dice che sono in 4, ma io ne ricordo sei! Potresti andare a controllare?”

O il classicissimo:
“No ragazzi, mi spiace ma stasera non facciamo conti separati… Portate pazienza ma siamo incasinati.”

Lo sai, potremmo andare avanti per ore! Quindi, risparmiamoci la manfrina e andiamo dritti al sodo.

Se sei uno di quelli che, nel 2022, ancora è restio a permettere alla tecnologia di salvargli le chiappe o ti basta sentire qualcuno parlare di gestionale e ti viene l’orticaria, devi promettermi una cosa: 

Arriva in fondo a questo articolo, promettimelo! Ne va del futuro della tua attività.

Conclusa la lettura, mi dirai se sono riuscito anche solo a scalfire quella monolitica certezza, facendoti (finalmente) valutare l’idea di usare un gestionale. Ti aspetto nei commenti 😉

Iniziamo!

3 motivi validi per avere un Programma Gestionale per il tuo ristorante

Come avrai capito, sono un fervente sostenitore del gestionale e credo che i motivi per scegliere di averlo siano tendenti all’infinito.

Ma credo anche che si possano riassumere in tre macro categorie:

• Vantaggi di Automazione;
  
• Vantaggi di Ottimizzazione;
  
• Vantaggi di Semplificazione.

1. Automazione delle attività meccaniche

Le attività che, in quanto ristoratore, tu svolgi ogni giorno sono innumerevoli e spaziano da attività meccaniche come fare i conti o gestire le prenotazioni, fino ad attività “più nobili” come presenziare il servizio coccolando i clienti e assicurandoti che i tuoi dipendenti lavorino nelle migliori condizioni. 

Permettimi di evidenziare un concetto:
Se esiste un mezzo per automatizzare quelle attività meccaniche dandoti la libertà di dedicarti al 100% alle Persone (clienti o dipendenti che siano), dovresti procurartelo il prima possibile.

In questo modo potrai migliorare la qualità del servizio e al tempo stesso ridurre la possibilità di commettere errori rischiando di scontentare i clienti.

Spesso chi non è un sostenitore dei gestionali dice: 

“Non lo voglio perché non gestisco una fabbrica ma un ristorante.”

Verissimo! Proprio per questo motivo dovresti liberarti di quelle attività MECCANICHE, degne di un qualunque macchinario, e lasciare che un programma inizi a svolgerle al posto tuo.

Solo così, potrai finalmente ritrovare la libertà di fare il tuo lavoro a tempo pieno.
Potrai tornare a essere un Ristoratore.

2. Semplificazione del servizio

Liberandoti di tutte quelle attività meccaniche, hai già assaggiato gli enormi vantaggi di usare un software di gestione. Ma non è finita qui!

Infatti, eliminando quelle perdite di tempo, innescherai un meccanismo che porterà ulteriori vantaggi:

Come noterai con i tuoi occhi, grazie al gestionale, il workflow di tutti i reparti sarà molto più fluido. 

Non assisterai più a quei fastidiosi episodi in cui, per qualche incomprensione o per dei banali errori umani, si ingolfava il ritmo del servizio. 

Per i tuoi ragazzi, sarà più semplice svolgere il loro lavoro. Non ci sarà più quella tensione che, errore dopo errore e incomprensione dopo incomprensione, mina la qualità e la celerità del servizio.

Per farla semplice: te e il tuo team sarete più RILASSATI e ti posso garantire che i tuoi clienti se ne accorgeranno e apprezzeranno molto.

Vinci tu, vince il cliente e vince anche il dipendente.

Lo so, sembra assurdo che una diavoleria informatica (App di gestione) possa portare tutti questi vantaggi… eppure, c’è anche dell’altro! 

Lascia che ti illustri il terzo vantaggio: L’ottimizzazione (del fatturato).

3. Ottimizzazione del fatturato

Hai capito bene, utilizzando un software di gestione potrai guadagnare di più o -quantomeno- risparmiare molto!

Anche questo vantaggio è molto semplice da capire: 

Oltre ad aiutarti a gestire il flow di lavoro in sala e in cucina, un gestionale ti permette di tenere sotto controllo (in qualunque momento e da qualunque luogo) lo stato del magazzino.

Infatti, senza nemmeno dover mettere piede in magazzino, potrai sapere quali prodotti ci sono e da quanto tempo sono lì. 

Se non dovesse ancora esserti chiaro l’enorme vantaggio che questo comporta, ecco qualche esempio:

• sarai in grado di dare delle indicazioni precise ai tuoi camerieri riguardo ai piatti da spingere di più, così da ridurre gli sprechi di quei prodotti che altrimenti finirebbero per andare a male perché in magazzino da troppo tempo;
  
• nel caso in cui qualche ingrediente dovesse finire prima della conclusione del servizio, i tuoi camerieri ne sarebbero al corrente.
  Potranno quindi evitare di vendere piatti che non possono essere preparati, dover tornare dal cliente per comunicarglielo e rifare l’ordinazione da capo perdendo tempo prezioso, per giunta scontentando il cliente.
  
• sarà molto più semplice renderti conto della quantità di prodotto che viene lavorato in cucina. Potrai quindi monitorare i food cost e gli eventuali sprechi.

Ormai credo di averti convinto: non ci sono buoni motivi per non prendere un gestionale per il tuo ristorante.

Il tuo aiutante n°1: il Software Gestionale per ristoranti

Ora che sei passato al lato chiaro della forza, entriamo nel vivo del discorso facendo l’identikit del gestionale perfetto per la tua attività!

Le 3 caratteristiche dell’App Gestionale perfetta

Sul mercato ci sono molte Applicazioni Gestionali differenti, all’apparenza potrebbe sembrare che una vale l’altra. 

In realtà, non è così. Alcune tra esse sono superiori alle altre e qui di seguito troverai le tre caratteristiche che il gestionale perfetto DEVE avere.

1. Il tuo gestionale deve essere Intuitivo

La questione è semplice: se acquisti una nuova lavabicchieri per il tuo bar, lo fai perché in qualche modo la ritieni migliore dell’elettrodomestico che usavi precedentemente.

Di conseguenza, se acquisti un software di gestione per semplificarti la vita, devi assicurarti che te la semplifichi e che non finisca invece per complicartela ancor di più.

Il tuo gestionale deve essere intuitivo e di semplice apprendimento. Devi imparare a usarlo con la stessa semplicità con cui impari a usare uno smartphone.

Se a prima vista ti rendessi conto di non sapere da dove iniziare, stai pur certo che si tratta di un gatta da pelare… e te, se posso permettermi, devi già pensare a pelare le patate! Non hai tempo per queste complicazioni.

2. Deve permettere integrazioni con altre applicazioni

Un software che si rispetti deve parlare una lingua universale, garantendo così che i dati da esso raccolti siano leggibili e usufruibili anche da altri programmi.

Ti starai chiedendo il perché…

È presto detto: immagina di avere già un gestionale con cui ti trovi bene. Lo usi da più di 5 anni e ormai lo conosci a menadito. 

Mettiamo il caso che decidessi poi d’introdurre nel tuo locale i menù digitali. Come reagiresti se scoprissi che il tuo gestionale non permette l’integrazione con l’app di menù digitali che tanto volevi?

Saresti costretto o ad abbandonare l’idea di usare un menù digitale oppure a cambiare gestionale. Come immagino tu abbia capito, nessuna delle due strade è ideale.

La soluzione? Assicurati, prima ancora di acquistarlo, che il gestionale da te scelto sia compatibile con quante più app possibili.

Pensi che questo non sia un problema che ti riguarda? Ok, lo capisco.
Ma credimi, non puoi sapere se sarà un problema del te del futuro. Non vorrai guardarti indietro e maledire quel giorno in cui non hai voluto ascoltare il mio consiglio… Vero?

3. Deve permetterti di accedere da qualunque dispositivo

Molti venditori cercheranno di convincerti che il gestionale che ti propongono loro è migliore degli altri. Ti racconteranno che il loro software ti verrà consegnato con tanto di palmari dedicati, costruiti proprio per ottimizzare le funzioni dell’applicazione.

E magari useranno questa scusa per giustificare un prezzo più alto della concorrenza.

Beh, stanne alla larga! Un Software deve essere pensato per funzionare su qualunque dispositivo. 

Se te ne proponessero uno che funziona soltanto su un hardware specifico allora significherebbe che ti stanno vendendo qualcosa di cui non hai bisogno.

Quel che ti serve è un programma di gestione a cui tu possa accedervi usando qualunque dispositivo e in qualunque momento.

Devi poterlo usare anche dal tuo telefono personale mentre sei dal fornitore, così da controllare i resti di magazzino nel caso ti fossi dimenticato di farlo prima di uscire dal ristorante. 

Devi potervi accedere dal browser dal tuo portatile nel caso in cui il monitor del PC di cassa dovesse avere un guasto nel mezzo di un servizio.

Ricorda: un programma non deve dipendere dal device che usi per accedervi, altrimenti sarai tu stesso a dipendere da quell’oggetto.

Ci sono Gestionali Gratis per Ristoranti?

Dai ammettilo, stai pensando proprio a questa scorciatoia…

La risposta è: Sì, esistono!

Te li consiglio? Assolutamente no! 

E ti spiego subito il perché:
C’è un motivo se chi vende programmi continua a venderli nonostante ci siano controparti gratuite. 

Questo motivo è l’AFFIDABILITÀ che i programmi a pagamento ti offrono.

Le applicazioni open source (così si chiamano i software gratuiti) offrono generalmente funzionalità ridotte, sono di difficile personalizzazione e non hanno praticamente mai tutte e tre le caratteristiche fondamentali che ti ho illustrato nel paragrafo precedente.

In tre parole: STANNE ALLA LARGA.

Ti ho convinto a comprare un gestionale?

Bene, lascia che ti guidi all’acquisto indicandoti alcune funzionalità che devi esigere dal tuo programma di gestione.

Le 5 funzioni (+ un bonus) che non devono mancare nel tuo Software di Gestione:

Le funzioni di un gestionale possono essere le più disparate, ma qui voglio elencarti le più importanti.

Se il gestionale che sceglierai non dovesse avere tutte quelle che ti ho elencato qui sotto, valuta d’integrare quelle funzioni attraverso un software terzo che sia compatibile con esso.

1. Gestione delle sale e dei tavoli

Il software che sceglierai dovrà permetterti di mappare le tue sale così da monitorare ognuna di esse senza mai andarci fisicamente. 

Devi poter controllare le ordinazioni che corrispondono a ogni cliente, lo stato del servizio in tempo reale e l’ammontare del conto in ogni momento.

2. Gestione intelligente delle comande

Quando uno dei tuoi camerieri prende un’ordinazione e invia la comanda, devono arrivare le giuste comunicazioni sia in cucina che al bar e devono contenere tutte le informazioni utili a chi si occuperà di preparare il piatto o la bevanda. 

Così potrai dire addio agli ordini sbagliati e alle inutili incomprensioni tra i reparti.

3. Gestione dei conti in modo flessibile

Cosa apprezzatissima dal pubblico è la possibilità di chiedere conti separati. 

Alcuni gestionali ti permettono di generare in automatico e con estrema semplicità scontrini separati partendo da un unico totale. 

Un piccolo dettaglio che però, lato cliente, lascia molto soddisfatti.

4. Gestione del magazzino e degli ordini

Dal magazzino fino a quando giungono sul piatto, i tuoi ingredienti devono essere tracciabili.

In ogni momento te e il tuo personale di sala dovete sapere lo stato del magazzino così da poter spingere un prodotto piuttosto che un altro ed evitare la fatidica frase:

“Scusi, ho appena notato che la Coca Cola è finita. Posso portarle una Fanta?”

5. Avere il controllo dei dati

Che te ne fai dei dati? Ti basti sapere che:

“Senza dati sei solo un’altra persona con un’opinione!”
W.EDWARDS DEMING

Tenere traccia dei dati è faticoso, lo so… ma se qualcuno (o qualche app) lo facesse al posto tuo, sarebbe tutta un’altra musica!

Food cost, marginalità, popolarità dei piatti, qualità del servizio…
Se segui RISTORATORETOP da un po’, già saprai che questi dati sono fondamentali per poter fare delle scelte di marketing strategiche e, quindi, iniziare a guadagnare di più e meglio. 

…Ci siamo capiti?

Funzione bonus di un gestionale perfetto: le ricette

Immagina di poter impostare le tue ricette e vedere il gestionale scaricare automaticamente le materie prime presenti in ogni piatto tenendo sotto controllo il food cost di ognuna di esse. 

Con alcuni programmi questo è possibile. Certo, non è una funzione fondamentale… ma credo proprio che provandola non vorrai più tornare indietro.

Ora, dopo tutto questo viaggio nel mondo dei gestionali, dovrebbe esserti ben chiaro quanto sia importante (se non fondamentale) averne uno per un ristorante che vuole essere competitivo nel 2022. 

Il mio compito è svolto, ora posso dormire sonni tranquilli!

Ma… prima di salutarti, lascia che ti faccia un altro favore presentandoti anche un altro prezioso aiutante in grado di cambiare per sempre la qualità del tuo lavoro:

Plateform, il software di marketing ideato dalle migliori menti di RISTORATORETOP

Se ti dicessi che oltre a tutte le funzioni di un normale gestionale, potresti:

• ricevere prenotazioni via web;
• aumentare la frequenza delle recensioni;
• gestire il delivery senza commissioni sulle consegne;
• raccogliere contatti dei clienti facendoli registrare al Wi-Fi gratuito del tuo locale;
• rimanere in contatto con i clienti via mail e via chat (anche in modo automatico);
• semplificare la scelta del cliente così da indurre un aumento dello scontrino medio;
  
• gestire la lista d’attesa di chi aspetta di entrare nel tuo ristorante;
• dare ricompense ai clienti per aumentare l’affluenza nei giorni infrasettimanali;
• e molto altro…

Se qualcuna di queste funzionalità è riuscita a incuriosirti, voglio consigliarti di andare sul sito di Plateform dove troverai tutte le informazioni che cerchi.

Plateform è perfettamente integrato con Tilby, un software di gestione che ha tutte le caratteristiche imprescindibili che hai imparato leggendo questo articolo. 

Questi due software insieme trasformeranno il tuo locale in un ristorante iper-efficiente dando modo a te e alla tua squadra di concentrarvi sulla qualità del prodotto, del servizio e dell’esperienza.

Con questo ultimo consiglio ti lascio alle tue valutazioni. Spero di essere riuscito a chiarire ogni dubbio che avevi su questi fantomatici gestionali.

Se invece non fossi riuscito in questo intento, ti chiedo gentilmente di commentare questo post facendomi tutte le domande a cui non ho già risposto. 

Aspetto di leggerti nei commenti.
Buon lavoro!

Crew RISTORATORETOP

P.S.
Vuoi implementare il Sistema RISTORATORETOP nel tuo locale? Ci piacerebbe lavorare insieme, ma non lavoriamo con clienti che non conosciamo in modo approfondito. Per valutare un percorso insieme, il primo passo da fare è prenotare una Consulenza Check Up.